اتاق پرونده یک فضای کاری دیجیتال یکپارچه و «منبع واحد حقیقت» (Single Source of Truth) برای هر معامله تجاری فرامرزی است. در تجارت سنتی، ده‌ها ایمیل و پیام پراکنده در واتساپ میان خریدار، فروشنده، واسط تجاری، صرافی، فورواردر و ترخیص‌کار ردوبدل می‌شود که باعث گم شدن اسناد و ناهماهنگی می‌گردد. در هاب فار، تمامی طرف‌های معامله با دسترسی‌های تفکیک‌شده در یک اتاق گردهم می‌آیند و کلیه مراحل شامل تایید پروفرما، واریز وجه امانی، صدور بارنامه، ترخیص گمرکی و تحویل در انبار روی یک تایم‌لاین زنده و با ثبت غیرقابل تغییر (Audit Trail) مدیریت می‌شود.
پلتفرم هاب فار به موتور ممیزی متقاطع مدارک (Cross-Audit Bot) مجهز است. این سیستم به محض بارگذاری اسناد توسط کارخانه یا فورواردر، متون و اعداد مندرج در پروفرما، پکینگ‌لیست (Packing List)، بارنامه دریایی یا زمینی (BL) و گواهی مبدا (CoO) را با یکدیگر تطبیق می‌دهد. در صورت وجود حتی ۱ کیلوگرم مغایرت وزنی یا اشتباه در کد تعرفه (HS Code)، سیستم بلافاصله هشدار خطای قرمز صادر می‌کند تا قبل از اظهار به سامانه‌های گمرکی مقصد (مانند بیان عمان یا مرسال امارات) اصلاح شود.
با بهره‌گیری از معماری مدیریت دسترسی نقش‌محور (Role-Based Access Control - RBAC)، داده‌های مالی به طور کامل ایزوله هستند. خریدار خارجی هرگز فاکتور خرید اولیه بازرگان از تولیدکننده، کارمزدهای داخلی صرافی یا اسناد محرمانه واسطه را مشاهده نخواهد کرد. همچنین کارخانه تولیدکننده به اطلاعات مالی فروش به خریدار نهایی دسترسی ندارد. هر طرف پرونده تنها اسناد و گام‌هایی را رویت می‌کند که مستقیماً به ایفای تعهدات قراردادی او مربوط است.
برای خنثی‌سازی ریسک عدم پرداخت یا عدم تحویل کالا، خریدار وجه معامله را به حساب امانی صرافی معتمد و تاییدصلاحیت‌شده پلتفرم در دبی یا مسقط واریز می‌کند. وجه تا زمان صدور بارنامه رسمی و تایید گام‌های فیزیکی ترانزیت فریز می‌ماند. آزادسازی مرحله‌ای مبالغ به فروشنده بر اساس شاخص‌های از پیش توافق‌شده در اتاق پرونده (مانند تایید بارگیری کارخانه، صدور بارنامه e-BL و تاییدیه ترخیصیه) انجام می‌پذیرد.
شبکه عملیاتی هاب فار ۴ کانون استراتژیک منطقه را تحت پوشش دارد: بندر صحار در سلطنت عمان (با اتصال به سامانه پنجره واحد بیان)، بندر جبل‌علی در امارات (متصل به سامانه مرسال ۲ و ترانشیپمنت خلیج‌فارس)، پایانه مرزی بازرگان (متصل به گمرک گوربولاغ ترکیه و سامانه کارنه تیر)، و مجتمع بندری شهید رجایی بندرعباس (هاب کانتینری و ترانزیت بین‌المللی ایران).
کاربر با کپی شماره کارت رسمی شرکت، مبلغ را واریز و تصویر فیش به همراه کد پیگیری را بارگذاری می‌نماید. کارشناسان امور مالی هاب فار در پنل ممیزی ارشد صحت تراکنش بانکی را استعلام می‌کنند. با تایید فیش، پلن کاربری آنی فعال می‌شود. در صورت ناخوانا بودن یا عدم انطباق مبلغ، تراکنش رد شده و علت مشخص رد فیش در قالب یک اعلان رسمی در میز کار کاربر نمایش داده می‌شود تا بتواند رسید صحیح را مجدداً بارگذاری کند.
بارنامه الکترونیکی یا دیجیتال، نسخه دیجیتالی با اصالت حقوقی تاییدشده بارنامه کاغذی است که توسط خط کشتیرانی یا فورواردر همکار صادر می‌گردد. با استفاده از e-BL، نیازی به پست فیزیکی اصل بارنامه از طریق پیک‌های بین‌المللی (که چندین روز زمان می‌برد) وجود ندارد. ترخیص‌کار مستقر در بندر صحار یا جبل‌علی می‌تواند پیش از پهلوگیری کشتی، تشریفات پیش‌اظهاری را انجام داده و کالا را بدون معطلی از مسیر سبز ترخیص نماید.
کلیه اشخاص حقوقی موظفند تصویر اسناد رسمی ثبتی شرکت خود را بارگذاری نمایند؛ شامل سجل تجاری (CR) برای عمان، پروانه تجاری (Trade License) برای امارات، برگه ثبت اتاق بازرگانی (Oda Kayıt) برای ترکیه و روزنامه رسمی تاسیس برای ایران. پس از تطبیق و اعتبارسنجی توسط تیم انطباق حقوقی هاب فار، نشان احراز هویت تاییدشده به پروفایل شرکت الصاق شده و امکان افتتاح اتاق پرونده بین‌المللی فراهم می‌گردد.
این ماشین‌حساب هوشمند، بهای تمام‌شده تحویل در انبار مقصد را با تجمیع قیمت فوب (FOB) کارخانه مبدا، کرایه واقعی حمل چندوجهی (کامیون ترانزیتی و کانتینر دریایی)، نرخ بیمه دریایی، حقوق ورودی گمرکی استخراج‌شده از کد تعرفه (HS Code)، مالیات بر ارزش افزوده (VAT) مقصد و کارمزدهای هندلینگ ترمینال (THC) بر مبنای نرخ روز ارزهای منطقه (درهم، لیر، ریال و تومان) برآورد می‌کند.
در وهله اول، گزارش بازرسی شرکت‌های معتمد بازرسی کالا (مانند SGS) که در اتاق پرونده ثبت شده است به عنوان سند مرجع مورد استناد قرار می‌گیرد. در صورتی که طرفین به توافق نرسند، سوابق رمزنگاری‌شده و غیرقابل تغییر اتاق پرونده (Audit Trail) به مراجع داوری توافق‌شده در قرارداد معامله نظیر مرکز داوری تجاری عمان (OAC)، مرکز داوری بین‌المللی دبی (DIAC) یا مراجع داوری اتاق بازرگانی ارسال می‌گردد و رای صادره برای طرفین الزام‌آور است.
مدیر اتاق پرونده می‌تواند از طریق ارسال دعوت‌نامه امن با لینک اختصاصی یا وارد کردن شماره شناسه احراز صلاحیت‌شده در هاب فار، ترخیص‌کار یا فورواردر اختصاصی خود را به پرونده ملحق کند. کارگزار اضافه شده تنها به ماژول اسناد حمل و گمرک مربوط به همان پرونده دسترسی داشته و می‌تواند پروانه ترخیص یا مدارک اظهار را مستقیماً آپلود کند.
خیر، به هیچ وجه. پلتفرم هاب فار از زیرساخت ابری اختصاصی و ایزوله استفاده می‌کند. موتورهای OCR و ممیزی قراردادها صرفاً درون سرورهای رمزنگاری‌شده هاب فار اجرا شده و هیچ‌یک از اسناد مالی، قراردادها، اسامی طرفین یا اطلاعات بارنامه‌ها به شرکت‌های ارائه‌دهنده هوش مصنوعی خارجی یا مدل‌های عمومی ارسال نمی‌شوند.
