این سند، توافق‌نامه رسمی و الزام‌آور حاکم بر کلیه تعاملات بازرگانی، اتاق‌های پرونده دیجیتال، تراکنش‌های ارزی و خدمات هوش مصنوعی میان پلتفرم بین‌المللی هاب فار و کاربران حقیقی و حقوقی است.
در این موافقت‌نامه، واژگان و اصطلاحات ذیل در معانی مشروحه تعریف می‌گردند:
• پلتفرم هاب فار (HubFar): زیرساخت جامع دیجیتال و چندملیتی مدیریت و هماهنگی جریانات کالا، اسناد، اعتبارات مالی و عامل‌های هوش مصنوعی میان کشورهای ایران، سلطنت عمان، جمهوری ترکیه و امارات متحده عربی.
• اتاق پرونده هوشمند (Smart Deal Room): محیط دیجیتالی اختصاصی و رمزنگاری‌شده با کد رهگیری بین‌المللی یکتا که کلیه طرف‌های دخیل در یک معامله فرامرزی (خریدار، تامین‌کننده، بازرگان هماهنگ‌کننده، فورواردر، صرافی و ترخیص‌کار) را در یک میز کار مشترک متصل می‌سازد.
• منبع واحد حقیقت (Single Source of Truth): پایگاه داده تغییرناپذیر ثبت رویدادها، زمان‌بندی‌ها، اسناد و تاییدات تراکنشی در طول چرخه حیات معامله.
• حساب امانی صرافی (Escrow Account): حساب ارزی امن نزد صرافی‌های معتمد پلتفرم در دبی یا مسقط که وجوه سفارش تا زمان احراز شرایط قراردادی در آن فریز می‌ماند.
• بارنامه دیجیتال (e-BL): نسخه الکترونیکی بارنامه با قابلیت احراز اصالت برخط و معتبر در گمرکات بنادر صحار، جبل‌علی، شهید رجایی و مرز بازرگان.
کلیه اشخاص حقوقی جهت بهره‌مندی از خدمات معاملاتی، افتتاح اتاق پرونده و دسترسی به درگاه‌های مالی موظف به طی فرآیند احراز صلاحیت شرکتی (KYB) هستند. این مدارک شامل اسناد ثبتی رسمی معتبر صادره از مراجع صلاحیت‌دار منطقه (مانند سجل تجاری CR در سلطنت عمان، پروانه تجاری DED در امارات، ثبت اتاق بازرگانی ITO در ترکیه و روزنامه رسمی تاسیس و آخرین تغییرات در ایران) به همراه مدارک هویتی دارندگان حق امضای مجاز می‌باشد. هرگونه جعل اسناد یا بارگذاری مدارک صوری منجر به توقیف فوری حساب، لغو پرونده‌های فعال و پیگرد قضایی در مراجع ذی‌صلاح خواهد شد.
هاب فار حاکمیت کامل بر محرمانگی سود و اطلاعات تجاری واسطه‌ها و بازرگانان را تضمین می‌کند. بر اساس الگوریتم RBAC، خریدار خارجی به فاکتور خرید اولیه از کارخانه مبدا دسترسی نخواهد داشت و کارخانه نیز قیمت نهایی فروش به خریدار یا کارمزدهای صرافی را مشاهده نمی‌کند. طرفین معامله توافق می‌نمایند کلیه داده‌ها، قیمت‌ها، اطلاعات فنی کالاها و هویت طرف‌های حاضر در اتاق پرونده را به عنوان اسرار تجاری محرمانه تلقی نموده و از افشای آن به اشخاص ثالث اجتناب ورزند.
۱. پرداخت وجوه سفارشات تجاری صرفاً از طریق صرافی‌های همکار دارای مجوز رسمی در کشورهای عضو صورت می‌پذیرد.
۲. مبالغ واریزشده تا زمان احراز گام‌های فیزیکی ترانزیت (تایید پکینگ‌لیست، صدور بارنامه رسمی e-BL و تاییدیه اظهار گمرکی) در حساب امانی فریز شده و آزادسازی مرحله‌ای وجوه بر اساس جدول زمان‌بندی مورد توافق طرفین در اتاق پرونده انجام می‌گیرد.
۳. در پرداخت‌های مربوط به اشتراک ابری پلتفرم از طریق کارت به کارت، اشتراک کاربر پس از بررسی فیش توسط واحد مالی فعال می‌گردد. در صورت رد فیش ناشی از مغایرت یا عدم تطابق وجه، مراتب با ذکر علت به اطلاع کاربر رسانده می‌شود.
دستیاران هوشمند هاب فار با استفاده از الگوریتم‌های پیشرفته OCR و تطبیق داده‌ها، مغایرت‌های احتمالی در متون، اوزان، کد تعرفه (HS Code) و شرح کالا را میان اسناد تجاری پیش از ارسال به گمرک کشف و هشدار می‌دهند. با وجود دقت بالای الگوریتم‌ها، مسئولیت نهایی قانونی صحت و اصالت اطلاعات اظهارشده در گمرکات بر عهده صادرکننده و صاحب کالا (یا ترخیص‌کار قانونی وی) است و هاب فار مسئولیتی در قبال اظهارات خلاف واقع یا عدم تطابق فیزیکی کالا با اسناد صادره نمی‌پذیرد.
کلیه قراردادهای منعقده در اتاق پرونده باید مبتنی بر ترم‌های بازرگانی بین‌المللی اینکوترمز ۲۰۲۰ (اعم از EXW, FOB, CFR, CIF, CPT, DAP) تنظیم گردند. نقطه انتقال ریسک، مسئولیت اخذ بیمه باربری و هزینه‌های دموراژ کانتینری یا توقف کامیون در مرز بر مبنای ترم توافق‌شده تعیین می‌گردد. در ترانزیت زمینی از مرز بازرگان، مقررات کنوانسیون بین‌المللی تیر (TIR Convention) و در حمل دریایی از بنادر شهید رجایی، صحار و جبل‌علی، مقررات لاهه-ویزبی حاکم خواهد بود.
خریدار موظف است در مبدا یا به محض ورود کالا به محوطه گمرکی بندر مقصد، گواهی بازرسی صادره توسط شرکت‌های بازرسی بین‌المللی معتمد (مانند SGS) را در اتاق پرونده مطالبه یا بارگذاری نماید. در صورت وجود هرگونه کسری، آسیب‌دیدگی یا عدم تطابق کالا با مشخصات پروفرما، مراتب باید ظرف مدت ۷۲ ساعت از زمان تخلیه با تنظیم صورت‌مجلس رسمی در سامانه ثبت شود؛ در غیر این صورت، محموله تحویل‌شده قطعی تلقی خواهد گردید.
وقوع هرگونه حادثه خارج از اراده طرفین شامل جنگ، تحریم‌های ناگهانی فراگیر، شرایط جوی فوق‌العاده منجر به انسداد بنادر، زلزله، اعتصابات سراسری یا قطعی بین‌المللی ارتباطات اینترنتی که اجرای تعهدات حمل یا ترخیص را موقتاً غیرممکن سازد، موجب تعلیق تعهدات تا رفع مانع خواهد بود؛ مشروط بر آنکه مراتب ظرف ۴۸ ساعت به همراه مدارک مثبته در اتاق پرونده به اطلاع سایر طرفین برسد.
در صورت بروز هرگونه اختلاف نظر ناشی از تفسیر یا اجرای مفاد معاملات ثبت‌شده در پلتفرم، طرفین بدواً متعهد به تلاش جهت حل مسالمت‌آمیز از طریق ابزارهای داوری درون پلتفرمی هاب فار ظرف مدت ۱۴ روز کاری خواهند بود. در صورت عدم حصول توافق، تاریخچه تغییرناپذیر دیجیتالی اتاق پرونده (Audit Trail) به عنوان سند قطعی و معتبر به مراجع داوری ذیل ارجاع می‌شود:
• در معاملات مرتبط با عمان: مرکز داوری تجاری عمان (Oman Commercial Arbitration Centre - OAC) در مسقط.
• در معاملات مرتبط با امارات: مرکز داوری بین‌المللی دبی (DIAC) در دبی.
رای داور یا هیئت داوری قطعی و برای طرفین در تمامی محاکم قضایی کشورهای عضو لازم‌الاجرا خواهد بود.
پلتفرم هاب فار حق بازنگری و بروزرسانی این ضوابط را در صورت تغییر مقررات گمرکی، بانکی یا بین‌المللی برای خود محفوظ می‌دارد. هرگونه تغییر از طریق وب‌سایت و ارسال اعلان سیستمی به اطلاع کاربران خواهد رسید. استمرار استفاده کاربران از پلتفرم پس از تاریخ انتشار اصلاحات، به منزله پذیرش قطعی ضوابط جدید تلقی می‌گردد.