بیانیه جامع هاب فار در خصوص جمع‌آوری، تفکیک دسترسی نقش‌محور، رمزنگاری پیشرفته و نحوه حفاظت از اسرار تجاری و مالی شرکت‌های فعال در خاورمیانه
پلتفرم هاب فار به منظور ارائه خدمات بازرگانی و لجستیکی، داده‌های ذیل را پردازش و نگهداری می‌نماید:
• اطلاعات هویتی و تماسی: نام و نام خانوادگی، شماره تماس تاییدشده از طریق پیامک OTP، آدرس ایمیل، و سمت سازمانی نمایندگان رسمی.
• اسناد ثبتی شرکتی (KYB): مدارک ثبت شرکت در عمان، امارات، ترکیه و ایران، شناسه مالیاتی، روزنامه رسمی و گواهی صاحبان امضا.
• اسناد پرونده‌های تجاری: پیش‌فاکتورها (Proforma Invoice)، پکینگ‌لیست‌ها، بارنامه‌های دریایی و جاده‌ای (BL)، گواهی‌های مبدا (CoO)، و پروانه‌های ترخیص گمرکی.
• سوابق مالی و بانکی: شماره کارت‌های بانکی، تصاویر فیش‌های واریز جهت ممیزی اشتراک، و تاییدیه‌های تودیع وجه در حساب‌های امانی صرافی‌ها.
کلیه داده‌های اخذشده منحصراً برای اهداف مشروع تجاری و در چارچوب خدمات پلتفرم مورد استفاده قرار می‌گیرند:
• تسهیل تعاملات هماهنگ میان خریداران، تامین‌کنندگان، فورواردرها و صرافی‌ها در قالب اتاق‌های پرونده.
• اجرای ممیزی‌های اسنادی جهت جلوگیری از اشتباهات گمرکی و جریمه‌های دموراژ در بنادر صحار، جبل‌علی و شهید رجایی.
• احراز صلاحیت شرکتی به منظور جلوگیری از نفوذ نهادهای فاقد اعتبار، کلاهبرداری یا نقض قوانین تجاری منطقه.
• ارسال هشدارهای سیستمی، اطلاع‌رسانی پیامکی وضعیت سفارشات و پشتیبانی تخصصی ۲۴ ساعته.
مهم‌ترین اصل امنیتی هاب فار، حفاظت بنیادین از حاشیه سود و اسرار تجاری بازرگانان و واسطه‌ها است. به موجب سازوکار تفکیک دسترسی نقش‌محور:
• خریدار خارجی هیچ‌گاه به قیمت خرید اولیه واسطه از کارخانه تولیدکننده یا فاکتور داخلی تامین کالا دسترسی ندارد.
• تولیدکننده به مشخصات قیمت فروش واسطه به خریدار یا کارمزدهای صرافی خارجی دسترسی نخواهد داشت.
• فورواردرها و ترخیص‌کاران تنها اطلاعات اوزان، ابعاد و اسناد فنی حمل را مشاهده نموده و به تراکنش‌های مالی محرمانه دسترسی ندارند.
تمامی فایل‌ها، مکاتبات و داده‌های ذخیره‌شده بر روی سرورهای اختصاصی هاب فار از بالاترین پروتکل‌های امنیتی پیروی می‌کنند:
• رمزنگاری داده‌ها در حالت سکون (Encryption at Rest): با الگوریتم استاندارد صنعتی پیشرفته AES-256 در سطح سیستم فایل و پایگاه داده.
• رمزنگاری داده‌ها در حال انتقال (Encryption in Transit): با پروتکل امنیتی TLS 1.3 و کلیدهای تبادل رمزنگاری‌شده ۲۵۶ بیتی.
• سوابق حسابرسی تغییرناپذیر (Audit Trail): هرگونه تغییر وضعیت، بارگذاری سند یا پیام در اتاق پرونده با برچسب زمانی دقیق و امضای هش رمزنگاری‌شده ثبت گردیده و قابل دستکاری یا حذف نیست.
پلتفرم هاب فار تضمین می‌نماید که موتورهای هوش مصنوعی، ابزارهای ممیزی اسناد و سیستم‌های تحلیل کدهای تعرفه (HS Code) در محیط‌های اختصاصی و سرورهای ایزوله متعلق به هاب فار اجرا می‌گردند. هیچ‌یک از پیش‌فاکتورها، بارنامه‌ها، قیمت‌های قرارداد، یا اطلاعات هویتی و محرمانه کاربران در اختیار شرکت‌های ارائه‌دهنده هوش مصنوعی عمومی خارج از سیستم یا برای آموزش مدل‌های عمومی شخص ثالث قرار داده نمی‌شود.
اطلاعات بانکی، شماره کارت‌های واریزی و رسیدهای پرداخت کارت به کارت صرفاً در بخش کنترل مالی پنل مدیریت ارشد جهت تطابق حسابداری و فعال‌سازی سرویس ذخیره می‌گردند. دسترسی به این اطلاعات به شدت محدود به مدیران مجاز مالی بوده و این اطلاعات تحت هیچ عنوانی به اشخاص ثالث، نهادهای تبلیغاتی یا شرکای تجاری غیرمرتبط واگذار یا فروخته نخواهد شد.
بر اساس الزامات حقوقی و گمرکی معاهدات تجاری بین‌المللی، سوابق اسناد حمل و مالی پرونده‌های نهایی‌شده به مدت حداقل ۵ سال در مخزن بایگانی امن هاب فار نگهداری می‌شوند تا در صورت ممیزی‌های مالیاتی، بازرسی‌های گمرک یا رسیدگی در مراجع داوری بین‌المللی (DIAC یا عمان)، به عنوان سند قانونی رسمی قابل بازیابی باشند. پس از انقضای این مدت، داده‌ها بر اساس ضوابط امحاء امن داده‌ها پاکسازی می‌گردند.
کاربران حق دارند در هر زمان با ورود به میز کار اختصاصی خود، اطلاعات تماس، پروفایل شرکتی، مدارک آپلودشده و سوابق فعالیت را بررسی و در صورت تغییرات رسمی (مانند تمدید پروانه تجاری یا تغییر هیئت مدیره)، نسبت به بروزرسانی آن اقدام نمایند. در صورت تمایل به لغو عضویت، پس از تسویه نهایی پرونده‌های فعال و حساب‌های مالی، فرآیند تعلیق حساب در سامانه ثبت می‌گردد.
هاب فار صرفاً از کوکی‌های کاربردی ضروری، توکن‌های اعتبارسنجی نشست امن (HTTP-Only & Secure Cookies) و توکن‌های محافظت در برابر جعل درخواست میان‌وب‌گاهی (CSRF Protection) استفاده می‌کند. هیچ‌گونه کوکی ردیابی تبلیغاتی یا تجاری شخص ثالث در پلتفرم به کار گرفته نمی‌شود.
کاربران و شرکت‌های عضو می‌توانند هرگونه ابهام، پرسش یا گزارش امنیتی پیرامون حفظ حریم خصوصی و داده‌های سازمانی را از طریق ارسال تیکت در میز کار یا مکاتبه مستقیم با دفتر انطباق داده‌ها به نشانی الکترونیکی privacy@hubfar.ir مطرح نمایند. به گزارش‌های امنیتی ظرف حداکثر ۲۴ ساعت کاری رسیدگی خواهد شد.